"Template for Public Entity Use When Responding to an Open Records Request" - North Dakota

Template for Public Entity Use When Responding to an Open Records Request is a legal document that was released by the North Dakota Attorney General's Office - a government authority operating within North Dakota.

Form Details:

  • The latest edition currently provided by the North Dakota Attorney General's Office;
  • Ready to use and print;
  • Easy to customize;
  • Compatible with most PDF-viewing applications;
  • Fill out the form in our online filing application.

Download a printable version of the form by clicking the link below or browse more documents and templates provided by the North Dakota Attorney General's Office.

ADVERTISEMENT
ADVERTISEMENT

Download "Template for Public Entity Use When Responding to an Open Records Request" - North Dakota

Download PDF

Fill PDF online

Rate (4.8 / 5) 27 votes
Page background image
TO: 
 
FROM: 
 
Re: 
Your request for records  
DATE 
 
1
You requested records
 
 
  Pursuant  to  N.D.C.C.  §  44‐04‐18(4),  [available]  records  responsive  to  your  request  are  online  at: 
__________________________________________ 
  Attached are [the records you requested] [additional records responsive to your request]. 
  Some information is redacted because it is exempt and/or confidential pursuant to Marsy’s Law and/or 
N.D.C.C. §§ ___________________________________________ 
  To the extent [requested] [other records] may/do exist, release is prohibited by the provisions of Marsy’s 
law  and/or  the  records  are/would  be  confidential  or  exempt  in  entirety,  under 
N.D.C.C. §§ __________________________________________________ 
  The records you requested cannot be provided because no such records exist OR the requested records 
are not records of this agency.  
  The estimated cost for the requested records is calculated as follows:  
 
Actual cost of technology resources 
$_____ 
________ pages @ 25¢ per page 
$_____ 
______ other copies @ $________ each  
$_____ 
st
_______ hours for locating records @ $25/hr (after the 1
 hour) 
$_____ 
st
_______ hours for redacting records @ $25/hr (after the 1
 hour) 
$_____ 
TOTAL: 
$_____ 
  Estimated costs are payable in advance. We do not waive estimated costs.  After we receive a cashier’s 
check/money order for the estimated costs, payable to “___________________________,” we will begin 
work on your request. We estimate it will take approximately _____ days to complete your request. 
  If we do not receive [payment] [clarification] from you within ten (10) days from today’s date, we will 
consider your request withdrawn.  
  Your request did not reasonably identify specific records. We cannot comply with your request without 
clarification. Please call me at (701) _______________________. 
   
1
 A public entity does not have to convert its records to another format, create or compile records that do not exist, or obtain 
records  originating  from  another  public  entity  that  it  does  not  have  in  its  possession.  A  public  entity  has  no  obligation  to 
respond to requests for information, to respond questions about its duties, functions or operations, or to explain the content of 
 
its records. 
TO: 
 
FROM: 
 
Re: 
Your request for records  
DATE 
 
1
You requested records
 
 
  Pursuant  to  N.D.C.C.  §  44‐04‐18(4),  [available]  records  responsive  to  your  request  are  online  at: 
__________________________________________ 
  Attached are [the records you requested] [additional records responsive to your request]. 
  Some information is redacted because it is exempt and/or confidential pursuant to Marsy’s Law and/or 
N.D.C.C. §§ ___________________________________________ 
  To the extent [requested] [other records] may/do exist, release is prohibited by the provisions of Marsy’s 
law  and/or  the  records  are/would  be  confidential  or  exempt  in  entirety,  under 
N.D.C.C. §§ __________________________________________________ 
  The records you requested cannot be provided because no such records exist OR the requested records 
are not records of this agency.  
  The estimated cost for the requested records is calculated as follows:  
 
Actual cost of technology resources 
$_____ 
________ pages @ 25¢ per page 
$_____ 
______ other copies @ $________ each  
$_____ 
st
_______ hours for locating records @ $25/hr (after the 1
 hour) 
$_____ 
st
_______ hours for redacting records @ $25/hr (after the 1
 hour) 
$_____ 
TOTAL: 
$_____ 
  Estimated costs are payable in advance. We do not waive estimated costs.  After we receive a cashier’s 
check/money order for the estimated costs, payable to “___________________________,” we will begin 
work on your request. We estimate it will take approximately _____ days to complete your request. 
  If we do not receive [payment] [clarification] from you within ten (10) days from today’s date, we will 
consider your request withdrawn.  
  Your request did not reasonably identify specific records. We cannot comply with your request without 
clarification. Please call me at (701) _______________________. 
   
1
 A public entity does not have to convert its records to another format, create or compile records that do not exist, or obtain 
records  originating  from  another  public  entity  that  it  does  not  have  in  its  possession.  A  public  entity  has  no  obligation  to 
respond to requests for information, to respond questions about its duties, functions or operations, or to explain the content of 
 
its records.