Department of the Treasury - Internal Revenue Service
14154 (EN-SP)
Form
Form W-7 Checklist
(April 2018)
This brochure is a tool to assist Acceptance Agents or Tax Professionals complete their client’s Form W-7 with the required supporting identification
and supplemental exception documentation if applicable, and to ensure taxpayer understanding of the requirements for obtaining an ITIN. See
Publication
1915, Understanding Your IRS ITIN, for specific details and examples of completed/filled out Forms W-7.
(Do not attach the checklist to the W-7 but keep it for your information).
If you are an Acceptance Agent (certifying or non-certifying) or Tax Professional, it is important to inform all applicants of the following ITIN restrictions
before completing a W-7 application:
• The ITIN cannot be used to claim the earned income tax credit as defined under section 32 of the Internal Revenue Code, nor for non-tax purposes
such as to obtain a driver’s license.
• The assignment of an ITIN does not change the applicant’s immigration status or entitle them to legal employment in the United States.
• The ITIN does not take the place of an SSN or qualify the applicant for Social Security benefits.
• The applicant who may be eligible for an SSN presently or in the future must apply for one from the Social Security Administration (SSA). If they
are assigned an SSN, the ITIN if assigned will be revoked and can no longer be used.
You must also explain the information required by Form W-7 and that IRS may communicate information about the applicant to the acceptance agent
or to a representative with a valid power of attorney. Point out that Form W-7 is signed under penalties of perjury and the consequences for making
false statements or providing incorrect or false documentation.
The following is a list of items to help you complete Form W-7 with quality and accuracy:
Use the most current version of
Form W-
7. The instructions can change with each revision and may contain new exhibits or criteria for applying.
Determine if the applicant is eligible for an SSN. Direct them to apply for one at the SSA if they are eligible, or have them obtain a denial letter to
attach to Form W-7 if the SSA determines they are not.
Ensure there is a federal tax purpose for obtaining the ITIN, such as filing a federal tax return. An ITIN must not be used outside the tax system as
a form of personal identification.
Attach a federal tax return to Form W-7 or supplemental exception documentation in lieu of a tax return. A tax return is not required when renewing
an existing ITIN. See
Instructions for Form W-7
or Publication 1915 for examples.
Ensure the number of completed Forms W-7 matches the number of dependent exemptions claimed on the federal tax return. For example, if you
complete three dependent applications you should list three dependents on the federal tax return.
Discuss with the applicant or their authorized representative, what is acceptable Form W-7 supporting identification and/or supplemental exception
documentation.
Accept only supporting identification documentation that are on the list of acceptable documents described in Instructions for Form W-7 and in
Publication 1915. Ensure they are original or certified copies by the issuing agency.
Accept only supporting identification documentation that prove the applicant’s identity and foreign status. A passport is the only document that can
be used to prove both. Otherwise, you must submit two documents of which one must have a recent photograph; except for applicants under the
age of 14 (under the age of 18 if a student). For dependents, the passport must have a date of entry to be a stand-alone document, unless the
dependent is from Canada, Mexico, or a dependent of U.S. military personnel overseas. If a passport without a date of entry is submitted for a
dependent, original documents proving the dependent’s U.S. residency must also be submitted. See Instructions for Form W-7 or Publication 1915
for more information.
Attach supplemental exception documentation when the applicant meets an “exception” to filing a federal tax return. See Form W-7 instructions or
Publication 1915 for examples.
Ensure that a Form 2848 Power of Attorney or evidence of Court-Appointed Guardian is attached, if applicable.
Attach the Certified Acceptance Agent’s required Certificate of Accuracy for each W-7 completed. This does not apply to non-certifying agents or
other tax professionals.
Complete the Acceptance Agent’s portion of Form W-7 applicable to all acceptance agents. This does not apply to all others completing Form W-7
unless they are approved as an acceptance agent.
Verify that Form W-7 is appropriately signed by the applicant, or a parent if applicant is under 18 years of age, or a court-appointed guardian or
valid power of attorney.
For more information on Form W-7 and requirements, visit
www.irs.gov
and search ITIN. Look for helpful Frequently Asked Questions and Answers.
Spanish-speaking applicants can find the same information at
www.irs.gov/espanol
and search ITIN.
Comments and Suggestions
We value and appreciate your comments and suggestions. Send them by email to:
itinprogramoffice@irs.gov
or write to IRS ITIN Policy Section MS
97WI, 401 W. Peachtree St NW, Atlanta GA 30308.
14154 (EN-SP)
Catalog Number 55178N
www.irs.gov
Form
(Rev. 4-2018)
Department of the Treasury - Internal Revenue Service
14154 (EN-SP)
Form
Form W-7 Checklist
(April 2018)
This brochure is a tool to assist Acceptance Agents or Tax Professionals complete their client’s Form W-7 with the required supporting identification
and supplemental exception documentation if applicable, and to ensure taxpayer understanding of the requirements for obtaining an ITIN. See
Publication
1915, Understanding Your IRS ITIN, for specific details and examples of completed/filled out Forms W-7.
(Do not attach the checklist to the W-7 but keep it for your information).
If you are an Acceptance Agent (certifying or non-certifying) or Tax Professional, it is important to inform all applicants of the following ITIN restrictions
before completing a W-7 application:
• The ITIN cannot be used to claim the earned income tax credit as defined under section 32 of the Internal Revenue Code, nor for non-tax purposes
such as to obtain a driver’s license.
• The assignment of an ITIN does not change the applicant’s immigration status or entitle them to legal employment in the United States.
• The ITIN does not take the place of an SSN or qualify the applicant for Social Security benefits.
• The applicant who may be eligible for an SSN presently or in the future must apply for one from the Social Security Administration (SSA). If they
are assigned an SSN, the ITIN if assigned will be revoked and can no longer be used.
You must also explain the information required by Form W-7 and that IRS may communicate information about the applicant to the acceptance agent
or to a representative with a valid power of attorney. Point out that Form W-7 is signed under penalties of perjury and the consequences for making
false statements or providing incorrect or false documentation.
The following is a list of items to help you complete Form W-7 with quality and accuracy:
Use the most current version of
Form W-
7. The instructions can change with each revision and may contain new exhibits or criteria for applying.
Determine if the applicant is eligible for an SSN. Direct them to apply for one at the SSA if they are eligible, or have them obtain a denial letter to
attach to Form W-7 if the SSA determines they are not.
Ensure there is a federal tax purpose for obtaining the ITIN, such as filing a federal tax return. An ITIN must not be used outside the tax system as
a form of personal identification.
Attach a federal tax return to Form W-7 or supplemental exception documentation in lieu of a tax return. A tax return is not required when renewing
an existing ITIN. See
Instructions for Form W-7
or Publication 1915 for examples.
Ensure the number of completed Forms W-7 matches the number of dependent exemptions claimed on the federal tax return. For example, if you
complete three dependent applications you should list three dependents on the federal tax return.
Discuss with the applicant or their authorized representative, what is acceptable Form W-7 supporting identification and/or supplemental exception
documentation.
Accept only supporting identification documentation that are on the list of acceptable documents described in Instructions for Form W-7 and in
Publication 1915. Ensure they are original or certified copies by the issuing agency.
Accept only supporting identification documentation that prove the applicant’s identity and foreign status. A passport is the only document that can
be used to prove both. Otherwise, you must submit two documents of which one must have a recent photograph; except for applicants under the
age of 14 (under the age of 18 if a student). For dependents, the passport must have a date of entry to be a stand-alone document, unless the
dependent is from Canada, Mexico, or a dependent of U.S. military personnel overseas. If a passport without a date of entry is submitted for a
dependent, original documents proving the dependent’s U.S. residency must also be submitted. See Instructions for Form W-7 or Publication 1915
for more information.
Attach supplemental exception documentation when the applicant meets an “exception” to filing a federal tax return. See Form W-7 instructions or
Publication 1915 for examples.
Ensure that a Form 2848 Power of Attorney or evidence of Court-Appointed Guardian is attached, if applicable.
Attach the Certified Acceptance Agent’s required Certificate of Accuracy for each W-7 completed. This does not apply to non-certifying agents or
other tax professionals.
Complete the Acceptance Agent’s portion of Form W-7 applicable to all acceptance agents. This does not apply to all others completing Form W-7
unless they are approved as an acceptance agent.
Verify that Form W-7 is appropriately signed by the applicant, or a parent if applicant is under 18 years of age, or a court-appointed guardian or
valid power of attorney.
For more information on Form W-7 and requirements, visit
www.irs.gov
and search ITIN. Look for helpful Frequently Asked Questions and Answers.
Spanish-speaking applicants can find the same information at
www.irs.gov/espanol
and search ITIN.
Comments and Suggestions
We value and appreciate your comments and suggestions. Send them by email to:
itinprogramoffice@irs.gov
or write to IRS ITIN Policy Section MS
97WI, 401 W. Peachtree St NW, Atlanta GA 30308.
14154 (EN-SP)
Catalog Number 55178N
www.irs.gov
Form
(Rev. 4-2018)
Departamento del Tesoro – Servicio de Impuestos Internos
14154 (EN-SP)
Formulario
Lista de verificación del Formulario W-7(SP)
(abril de 2018)
Este folleto es una herramienta para ayudar a los Agentes Tramitadores o Profesionales de Impuestos a completar el Formulario W-7(SP) de sus
clientes con los documentos requeridos para comprobar la identificación del solicitante y, en el caso de una solicitud conforme a una excepción, la
documentación complementaria requerida para dicha excepción. Sirve además para asegurar que el contribuyente entiende los requisitos para
obtener un ITIN. Para obtener información detallada y ejemplos del formulario completado, consulte la
Publicación
1915(SP), Entendiendo Su IRS
Número de Identificación Personal del Contribuyente ITIN.
(No adjunte la lista de verificación al Formulario W-7(SP); guárdela para su información)
Si usted es Agente Tramitador (certificado o no certificado) o Profesional de Impuestos, es importante informar a todos los solicitantes de las siguientes
restricciones del ITIN antes de completar una solicitud por medio del Formulario W-7(SP):
• El ITIN no puede ser utilizado para reclamar el crédito tributario por ingreso del trabajo tal como se define en la sección 32 del Código de
Impuestos Internos, ni para fines no tributarios tal como obtener una licencia de conducir.
• La asignación de un ITIN no cambia el estado inmigratorio del solicitante ni le da el derecho legal de tener empleo en los Estados Unidos.
• El ITIN no toma el lugar de un número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) ni califica al solicitante para recibir beneficios del seguro
social.
• El solicitante que actualmente (o en el futuro) puede cumplir los requisitos para obtener un número de seguro social, tiene que solicitarlo a la
Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés). Si se le asigna un número de seguro social y ya se le había asignado el ITIN,
éste será revocado y no podrá ser utilizado nuevamente.
Usted también tiene que explicarle al contribuyente sobre la información requerida en el Formulario W-7(SP) y que el IRS puede facilitar información
sobre el solicitante al agente tramitador o al representante legal autorizado. Indique que el Formulario W-7(SP) es firmado bajo pena de perjurio y las
consecuencias por hacer declaraciones falsas o por proveer documentación incorrecta o falsa.
La siguiente es una lista de puntos para ayudarle a completar el Formulario W-7(SP) con calidad y precisión:
Utilice la versión más reciente del
Formulario W-7(SP)
y sus Instrucciones por separado. El formulario y sus instrucciones pueden cambiar con cada
revisión y pueden contener nuevas pruebas o criterios para la solicitud.
Determine si el solicitante cumple los requisitos para obtener un SSN. Indíquele que tiene que solicitar uno a la SSA si cumple los requisitos o pídale
que obtenga una carta de denegación si la SSA determina que no lo es y adjúntela al Formulario W-7(SP).
Asegúrese de que haya un propósito tributario federal para obtener el ITIN, tal como presentar una declaración de impuesto federal. Un ITIN no debe
ser utilizado fuera del sistema tributario como una forma de identificación personal.
Adjunte una declaración de impuesto federal al Formulario W-7(SP), o la documentación complementaria requerida en casos de excepción en lugar de
la declaración de impuestos. No se requiere adjuntar una declaración de impuestos al renovar un ITIN que ya tiene. Para ver ejemplos, consulte las
Instrucciones del Formulario W-7(SP)
o la Publicación 1915(SP).
Asegúrese de que el número de Formularios W-7(SP) completados concuerda con el número de exenciones de los dependientes reclamados en la
declaración de impuesto federal. Por ejemplo, si completa tres solicitudes de dependientes, usted debe declarar tres dependientes en la declaración
de impuesto federal.
Hable con el solicitante o el representante autorizado, sobre cuáles son los documentos que comprueban la identificación y/o la documentación
complementaria en el caso de una excepción que se aceptan para el Formulario W-7(SP).
Acepte solo los documentos que comprueban la identidad que figuran en la lista de documentos aceptados descrita en las Instrucciones del
Formulario W-7(SP) y en la Publicación 1915(SP). Asegúrese de que sean los originales o copias certificadas por la agencia emisora.
Acepte solo los documentos que comprueben la identidad y la condición de extranjero del solicitante. El pasaporte es el único documento que puede
comprobar ambas cosas. De lo contrario, usted tiene que presentar dos documentos de los cuales uno tiene que tener una fotografía reciente, a
excepción de los solicitantes menores de 14 años de edad (menor de 18 años si es estudiante). Para los dependientes, el pasaporte debe tener una
fecha de entrada para servir como documento único, a menos que el dependiente es de Canadá, México, o es el dependiente de personal militar
estadounidense estacionado en el extranjero. Si envía un pasaporte sin fecha de entrada para un dependiente, tendrá que también enviar documentos
originales que verifican la residencia en los Estados Unidos del dependiente. Vea las instrucciones del Formulario W-7(SP) o la Publicación 1915(SP)
para obtener más información.
Adjunte los documentos complementarios para los casos de una excepción cuando el solicitante reúne el criterio de “excepción” para presentar una
declaración de impuesto federal. Para ver ejemplos de dichos casos, consulte las Instrucciones del Formulario W-7(SP) o la Publicación 1915(SP).
Asegúrese de que el Formulario 2848(SP), Poder Legal y Declaración del Representante, o documentos que comprueben la tutoría legal expedidos
por un tribunal se adjunten, si corresponde a su caso.
Adjunte el Certificado de Exactitud que se le requiere al Agente Tramitador Certificado por cada Formulario W-7(SP) completado. Este requisito no les
corresponde a los Agentes Tramitadores que no están certificados ni a otros profesionales de impuestos.
Complete la sección del Agente Tramitador en el Formulario W-7(SP) que le corresponde a todos los Agentes Tramitadores. Esto no se le requiere a
todos los demás que completan el Formulario W-7(SP) a menos que sean aprobados como Agentes Tramitadores.
Verifique que el Formulario W-7(SP) esté debidamente firmado por el solicitante o el padre/madre si el solicitante es menor de 18 años de edad, el
tutor legal designado por un tribunal o el represente legal autorizado por un poder legal válido.
Para obtener más información sobre el Formulario W-7(SP) y los requisitos, visite
www.irs.gov/espanol
y pulse sobre “Número de Identificación
Personal del Contribuyente (ITIN)”. Consulte la sección titulada “Preguntas sobre el ITIN”.
Comentarios y Sugerencias
Valoramos y agradecemos sus comentarios y sugerencias. Envíelos por correo electrónico a
itinprogramoffice@irs.gov
o escriba al IRS ITIN Policy
Section MS 97WI, 401 W. Peachtree St NW, Atlanta GA 30308.
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(Rev. 4-2018)
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