Form MURK40 "Construction Contract Record Keeping Review Checklist" - New York

What Is Form MURK40?

This is a legal form that was released by the New York State Department of Transportation - a government authority operating within New York. As of today, no separate filing guidelines for the form are provided by the issuing department.

Form Details:

  • Released on March 1, 2017;
  • The latest edition provided by the New York State Department of Transportation;
  • Easy to use and ready to print;
  • Quick to customize;
  • Compatible with most PDF-viewing applications;
  • Fill out the form in our online filing application.

Download a fillable version of Form MURK40 by clicking the link below or browse more documents and templates provided by the New York State Department of Transportation.

ADVERTISEMENT
ADVERTISEMENT

Download Form MURK40 "Construction Contract Record Keeping Review Checklist" - New York

Download PDF

Fill PDF online

Rate (4.7 / 5) 17 votes
 
   CONSTRUCTION CONTRACT RECORD KEEPING REVIEW CHECKLIST
 
  
Job Stamp 
(Contract #, PIN, Description, Rte #, County, Contractor) 
           
       
Review Date 
Review #
         
 
           
EIC / Project Manager 
           
Office Engineer/RE 
           
Area Supervisor 
           
Reviewer 
           
Region 
           
% Complete 
 
FIELD OFFICE 
 
 
Project Contact Phone #s Posted at Entrance 
 
Custom Templates Completed as per QRG #32 
 
 
 
 
 
 
 
 
& Accessible to the Public when FO is Closed
(Project Info/Emergency Contacts)
 
 
 
 
 
FO Sign Posted & Clearly Visible to the Public 
 
 
 
 
Files in Fire Resistant Filing Cabinets 
 
 Files Kept Together, Organized, in Good 
 
 
 
 
If FO is Off‐site, On‐Site Sign w/ FO Address 
 
 
 
 
Condition & Readily Accessible
FO Bulletin Board Completed, Up to Date, & 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Filing System Easy to Follow & Use 
Record of Inspection on File 
Contractor’s Bulletin Board Inspected & 
 
Key Contract Data Backed Up Regularly to an 
 
 
 
 
 
 
 
 
Record of Inspection on File 
Off‐Site Place as per Regional Policy
List of State/CSMIN/Personal Property in FO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Given to Contractor for Insurance 
Notes: 
           
 
SAFETY & HEALTH 
 
 
 
 
 
 
 
Accepted S&H Plan on File 
 
 
 
 
Record of Periodic Nighttime WZTC Reviews 
 
Safety Data Sheets (SDS) on File, Current,  & 
 
 
 
 
S&H Plan Acceptance Letter Sent 
 
 
 
 
Readily Accessible 
Subs Provide S&H Plan or HC108 Form 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Record of Requests for Missing SDS 
(& Compiled w/ Prime's S&H Plan)
 
OSHA Worker Safety Training Cards on File for 
 
 
 
 
Asbestos Abatement Records on File 
 
 
 
 
All Workers & Sorted by Firm
 
 
 
 
 
Lead Control Plan on File 
 
 
 
 
Record of Verification of OSHA Cards 
Contractor Tailgate Safety Mtgs Held 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Record of Requests for Missing OSHA Cards 
Frequently (as per contractor’s S&H Plan)
Contractor Tailgate Safety Mtg Signature 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Flagger Certifications on File 
Sheets on File 
Record of Regular DOT Safety Meetings  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Crane Operator Licenses on File 
(Form SAF‐14 or Equivalent) 
Appropriate Notifications Sent to Permits & 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Welder Certifications on File 
Regional Transportation Mgmt Center
 
 
 
 
 
Record of Regular Daytime WZTC Reviews 
 
 
 
 
 
Notes: 
           
   
 
 
Page 1 of 8
MURK 40 (03/17)
 
 
   CONSTRUCTION CONTRACT RECORD KEEPING REVIEW CHECKLIST
 
  
Job Stamp 
(Contract #, PIN, Description, Rte #, County, Contractor) 
           
       
Review Date 
Review #
         
 
           
EIC / Project Manager 
           
Office Engineer/RE 
           
Area Supervisor 
           
Reviewer 
           
Region 
           
% Complete 
 
FIELD OFFICE 
 
 
Project Contact Phone #s Posted at Entrance 
 
Custom Templates Completed as per QRG #32 
 
 
 
 
 
 
 
 
& Accessible to the Public when FO is Closed
(Project Info/Emergency Contacts)
 
 
 
 
 
FO Sign Posted & Clearly Visible to the Public 
 
 
 
 
Files in Fire Resistant Filing Cabinets 
 
 Files Kept Together, Organized, in Good 
 
 
 
 
If FO is Off‐site, On‐Site Sign w/ FO Address 
 
 
 
 
Condition & Readily Accessible
FO Bulletin Board Completed, Up to Date, & 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Filing System Easy to Follow & Use 
Record of Inspection on File 
Contractor’s Bulletin Board Inspected & 
 
Key Contract Data Backed Up Regularly to an 
 
 
 
 
 
 
 
 
Record of Inspection on File 
Off‐Site Place as per Regional Policy
List of State/CSMIN/Personal Property in FO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Given to Contractor for Insurance 
Notes: 
           
 
SAFETY & HEALTH 
 
 
 
 
 
 
 
Accepted S&H Plan on File 
 
 
 
 
Record of Periodic Nighttime WZTC Reviews 
 
Safety Data Sheets (SDS) on File, Current,  & 
 
 
 
 
S&H Plan Acceptance Letter Sent 
 
 
 
 
Readily Accessible 
Subs Provide S&H Plan or HC108 Form 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Record of Requests for Missing SDS 
(& Compiled w/ Prime's S&H Plan)
 
OSHA Worker Safety Training Cards on File for 
 
 
 
 
Asbestos Abatement Records on File 
 
 
 
 
All Workers & Sorted by Firm
 
 
 
 
 
Lead Control Plan on File 
 
 
 
 
Record of Verification of OSHA Cards 
Contractor Tailgate Safety Mtgs Held 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Record of Requests for Missing OSHA Cards 
Frequently (as per contractor’s S&H Plan)
Contractor Tailgate Safety Mtg Signature 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Flagger Certifications on File 
Sheets on File 
Record of Regular DOT Safety Meetings  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Crane Operator Licenses on File 
(Form SAF‐14 or Equivalent) 
Appropriate Notifications Sent to Permits & 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Welder Certifications on File 
Regional Transportation Mgmt Center
 
 
 
 
 
Record of Regular Daytime WZTC Reviews 
 
 
 
 
 
Notes: 
           
   
 
 
Page 1 of 8
MURK 40 (03/17)
 
 
   CONSTRUCTION CONTRACT RECORD KEEPING REVIEW CHECKLIST
 
SCHEDULE 
 
 
Current Record of Dept. & Contractor Delay 
 
Record of Requests to Contractor for Late 
 
 
 
 
 
 
 
 
Days 
Schedule Updates 
Daily/Weekly Work Plan Consistently 
 
Timely Updates Provided for Significant 
 
 
 
 
 
 
 
 
Provided & in Advance (to Assign Staff)
Changes/New Construction Season
Baseline Schedule Provided within 10 Days of 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CPM Schedule Required? 
Award & Timely Revision Submittals
Accepted Schedule in Place within 40 Days of 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Monthly CPM Updates Provided Timely 
Award (w/ comments OK) 
 
Payments Made in Accordance with the CPM 
 
 
 
 
Schedule Review/Comments Provided Timely 
 
 
 
 
Specification Basis of Payment
 
 
 
 
 
Schedule Acceptance Letter Sent & on File 
 
 
 
 
 
Notes: 
           
LOGS & REVIEWS 
 
 
 
 
 
 
 
Key Correspondence Logged & Up to Date 
 
 
 
 
Shop Drawings Logged & Up to Date 
 
 
 
 
 
Accident File Being Maintained Timely 
 
 
 
 
Shop Drawings Processed Timely 
 
 
 
 
 
Log of Subcontractor Approvals Up to Date 
 
 
 
 
Demolition Plans Processed Timely 
 
 
 
 
 
No Subs Allowed to Work Prior to Approval 
 
 
 
 
Lifting Plans Processed Timely 
 
 
 
 
 
All Insurance Policies Up to Date 
 
 
 
 
Erection Plans Processed Timely 
 
Copies of Submittals Sent to Regional Office 
 
 
 
 
Office Tech Supply Item Log Up to Date 
 
 
 
 
as per Regional Policy 
Notes: 
           
 
DIARY 
 
 
 
 
 
 
 
Timely Diary Entries 
 
 
 
 
Important Phone Calls Noted & Described 
Pertinent Events & Info Recorded Timely 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Official Visitors Logged 
During Shut Down Periods 
Start Up & Shut Down Dates Entered in 
 
Entries of/References to  Key Contract 
 
 
 
 
 
 
 
 
Custom Templates 
Correspondence 
 
 
 
 
 
Notes in Appropriate Remarks Type 
 
 
 
 
Directions/Orders to Contractor Noted 
 
Contractor's & Subcontractors' 1st Day of 
 
 
 
 
Detailed WZTC Information 
 
 
 
 
Work Clearly Noted 
 
Date & Location of Initial Entry onto ROW for 
 
 
 
 
Detailed General Narrative 
 
 
 
 
Temp. Easement/Occupancy Noted
 
Important Details are Made Prominent (Use 
 
 
 
 
Start & End of Significant Operations Noted 
 
 
 
 
Caps, Symbols, Spacing, etc.)
Supporting Documentation Attached or 
 
Weather Information Recorded for Weather 
 
 
 
 
 
 
 
 
Reference Provided to File Location
Sensitive Operations 
 
 
 
 
 
Contractor's Work Hours Documented 
 
 
 
 
Inspectors & Assignments Identified Daily 
Notes: 
         
 
   
 
 
Page 2 of 8
MURK 40 (03/17)
 
 
   CONSTRUCTION CONTRACT RECORD KEEPING REVIEW CHECKLIST
 
 
 
 
DAILY WORK REPORTS 
 
 
 
 
 
 
 
Timely DWR Submissions 
 
 
 
 
Other Remarks 
 
 
 
 
 
Timely DWR Approvals 
 
 
 
 
Prime's & Subs' Work Hours Documented 
Easy to Follow Audit Trail for Entry 
 
Materials Received, Item & Quantity Noted in 
 
 
 
 
 
 
 
 
Revisions/Corrections/Additions 
DWR / LIMS 
 
 
 
 
 
Notes in Appropriate Remark Type 
 
 
 
 
Labor & Equipment Recorded 
Supporting Documentation/Sketches are 
 
Appropriate Equipment Details Added in 
 
 
 
 
 
 
 
 
Attached/Referenced 
'Remarks' Under the ‘Contractor’s Equip.’ Tab
 
Contractor's Start of Entry for Each Site 
 
 
 
 
Supporting Photos Attached/Referenced 
 
 
 
 
Clearly Recorded 
Proper Templates or MURK Forms Used & 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Pay Quantities 
Attached for Specialized Work 
 
 
 
 
 
Work Zone Traffic Control Remarks 
 
 
 
 
Pay Items Recorded Under ‘Work Items’ Tab 
 
'Remarks' Field Under ‘Work Items’ Tab Used 
 
 
 
 
Detailed Set Up & Location Notes 
 
 
 
 
to Provide Additional Detail
Personal Protection & Equip. Safety 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Appropriate Pay Item Templates Used 
Appurtenances Noted Regularly 
Reference to Appropriate Phasing, Plan 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Correct Use of Progress Payments 
Sheet/Detail, Std Sheet, and/or MUTCD
 
 Measurements Correctly Identified as 
 
 
 
 
WZTC Checklist Used (optional) 
 
 
 
 
‘Interim’ or ‘Final’ on the ‘Work Items’ Tab
 
 
 
 
 
General  Remarks 
 
 
 
 
Correct Sub Assigned to Pay Items 
 
 
 
 
 
Identify Who Performed Work (Prime/Sub) 
 
 
 
 
Hot Mix Asphalt 
 
MURK 4 Attached or Template Used for HMA 
 
 
 
 
Identify Work Site Location 
 
 
 
 
Production Paving Work 
 
 
 
 
 
Weather Recorded Daily for Each Site 
 
 
 
 
Delivery Tickets Collected & on File 
 
Item #, Temperature, & Inspector’s Full Name 
 
 
 
 
Daily Operations Noted 
 
 
 
 
on Delivery Tickets 
Observations of Non‐Standard Operations & 
 
Plant Reports Received & Attached to 
 
 
 
 
 
 
 
 
Discussions with Contractor Noted
Corresponding Delivery Tickets
 
 
 
 
 
Tests & Measurements Noted 
 
 
 
 
Plant Reports (BR 343) Signed by NYSDOT 
Identify Any Field Measurements Taken as 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Total # of Delivery Tickets Recorded 
‘(Field Measured)’ or ‘(FM)’   
 
 
 
 
 
Related Requirements & References Noted 
 
 
 
 
Waste/Rejected Material Documented 
‘No Payment At This Time’ (NPATT) Stated 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Mix / Type Code Recorded 
When Appropriate 
 
Proper Sampling & Testing for HMA Series 
 
 
 
 
Correct Categories (Fiscal Shares) Used 
 
 
 
 
Performed & Recorded (Cores, Density)
 
 
 
 
 
Pay Calculations Shown & Supported 
 
 
 
 
Test Strips Properly Recorded & Paid 
Record of Pay Calculations Being Checked, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yield Checks Performed 
Including Attachments  (Initials are OK)
 
Plant QAF Properly Calculated & Reported on 
 
 
 
 
Subs' 1st Day of Work Clearly Noted 
 
 
 
 
DWR
 
Compaction QAF Properly Calculated & 
 
 
 
 
Material Manufacturer's Info Listed 
 
 
 
 
Reported on DWR 
 
Material Acceptance Done At Least Once for 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Each Nuclear Density Gauge Operator
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
 
Page 3 of 8
MURK 40 (03/17)
 
 
   CONSTRUCTION CONTRACT RECORD KEEPING REVIEW CHECKLIST
 
DAILY WORK REPORTS (cont.)
 
 
 
 
 
 
 
Concrete 
 
 
 
 
 
MURK 3 Attached or Template Used for 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Total # of Delivery Tickets Recorded 
Concrete Pavement Work 
MURK 5 Attached or Template Used for 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Material Usage Recorded 
Structural Concrete Work 
 
 
 
 
 
Delivery Tickets Collected 
 
 
 
 
Waste/Rejected Material Documented 
Item #, Placement Location, Inspector’s Full 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Truck / Mixing Information Recorded 
Name & Test Results on Delivery Ticket
Plant Reports Received & Attached to 
 
Concrete Field Testing, Results & Cylinders 
 
 
 
 
 
 
 
 
Corresponding Delivery Tickets 
Recorded
Notes: 
           
LABOR  
 
 
Training Requirements (#, GFE, Program, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Wage Rate Interviews 
Hours & Payments) Managed as per Spec
 
 
 
 
 
Certified Payrolls 
 
 
 
 
Adequate Total # of Prime Interviews (30%±) 
 
 
 
 
 
 Prime Payroll Rates & Hours Checked  
 
 
 
 
Adequate Total # of Subs Interviews (30%±) 
 
Adequate # of Interviews Conducted Under 
 
 
 
 
Subs Payroll Rates & Hours Checked 
 
 
 
 
Current Year Rate Schedule (7/1 to 6/30)
Only Last 4 Digits of Social Security #s, Race & 
 
Interviews Conducted Across Various Labor 
 
 
 
 
 
 
 
 
Gender Shown 
Classifications 
Checkmarks Next to Verified Rates & 
 
Verification Section (Part II) of Wage Rate 
 
 
 
 
 
 
 
 
Discrepancies Noted on Payroll Reports
Interview Forms (MURK 10) Completed
Payroll Records Organized (Separate Folders 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
for Each Sub) 
 
 
 
 
 
Payroll Audit Reviewed in EBO 
 
 
 
 
 
  
Notes:
         
 
 
 
CIVIL RIGHTS 
 
 
Prime Entering Complete & Accurate EEO 
 
Good Faith Efforts Continually Documented If 
 
 
 
 
 
 
 
 
Data in EBO Timely 
Goal Not Met At Pre‐Award
Subs Entering Complete & Accurate EEO Data 
 
Record of Requests for Missing Good Faith 
 
 
 
 
 
 
 
 
in EBO Timely  
Effort Documentation 
Review of the Monthly Utilization (EEO) 
 
DBE Subcontractors' Commercially Useful 
 
 
 
 
 
 
 
 
Report (EBO) Recorded 
Function (CUF) Documented in Diary / DWR
 
Review of Contract Goal (D/M/WBE) Analysis 
 
 
 
 
 
 
 
 
Signed DBE Self‐Certification Forms On File  
Report (EBO) Recorded 
  
Notes:
         
 
 
 
 
 
 
   
 
 
Page 4 of 8
MURK 40 (03/17)
 
 
   CONSTRUCTION CONTRACT RECORD KEEPING REVIEW CHECKLIST
 
MATERIALS 
 
 
Material Acceptance Item Files/Binder 
 
Tracking IAST Performed/Required for all 
 
 
 
 
 
 
 
 
Established & Clearly Organized & Labeled
Testers & Current Status Report on File
 
 
 
 
 
Material Acceptance Documents on File 
 
 
 
 
Soil Compaction Test Results Recorded 
Item #, Quantity, Inspector Full Name, Date 
 
Testers have Current Soil Compaction Testing 
 
 
 
 
 
 
 
 
on Mat'l Acceptance Documents 
Qualifications 
 
Testers have Current Concrete Testing 
 
 
 
 
Approved List Verification in Item File 
 
 
 
 
Qualifications 
Sample Testing/Certification Data Properly 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Concrete Cylinder Break Log Up to Date 
Inputted 
Approved List & Visual Acceptance Properly 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Structural Concrete Placement Log Up to Date 
Inputted 
'Not Needing Certification' Correctly 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Identified/Used 
Notes: 
           
 
ENVIRONMENTAL 
 
 
 
SPDES Inspection Reports (MURK 6) Logged  
 
 
 
 
Hazardous Waste Manifests on File 
 
 
 
 
(1/wk, 2/wk > 5 acres, 1/mo Shutdown)
 
 
 
 
 
Is this a GreenLITES Certified job? 
 
 
 
 
SPDES Reviews by Certified Person 
GreenLITES Scorecard on File & Changes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SPDES Inspection Photos Taken 
Documented 
SPDES Permit Certification (CONR 5) Signed & 
 
HC 210 (Inspect. Freq. Reduction Notice) to 
 
 
 
 
 
 
 
 
on File for Prime & All Subs 
DEC & on File for Temp. Shutdowns
Notes: 
           
 
 
 
PAYMENTS 
 
 
 
Notes Made for Any Missing Receipt of 
 
 
 
 
Estimates Processed Timely 
 
 
 
 
Payment Entries by Subs (EBO)
Any Withheld Payments? If Yes, Note Reason 
 
Record of Requests for Missing Receipt of 
 
 
 
 
 
 
 
 
Below 
Payment Entries (EBO)  
 
 
 
 
 
CONR 22 Report on File & Current 
 
 
 
 
Fuel Price Adj. Current  
Estimate/Quantities Paid (CONR 22) Provided 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Asphalt Price Adj. Current  
to the Contractor for Each Estimate Period
Overruns & Missing Material Acceptances 
 
Contractor Elected to Identify Items for Steel 
 
 
 
 
 
 
 
 
Reviewed  
Price Adjustment (within 30 Days of Award)?
WZTC % Payment Report Up to Date & 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Steel Price Adj. Current  
Attached to DWR 
 
Has the Contractor Requested Payment for 
 
 
 
 
Payment Processed Timely for Mobilization 
 
 
 
 
Stockpiled Materials? 
Regular Review of Prompt Payment Rpt (EBO) 
 
Payments Processed Properly for Stockpiled 
 
 
 
 
 
 
 
 
& Significant Late Payments Recorded
Materials
Notes: 
           
   
 
 
Page 5 of 8
MURK 40 (03/17)